Ett fungerande arbetsschema för en deltids- eller timanställd barnvakt bygger på tre delar: fasta pass som ger en stabil grund, flexpass för det som varierar och en tydlig överenskommelse om framförhållning, avbokning och garanterade timmar.
Vårt förslag är att skicka månadsschemat minst 14 dagar före månadsskiftet, ändra fasta pass senast 7 dagar före, tillåta avbokning av fasta pass upp till 48 timmar före start och av flexpass upp till 24 timmar före start, samt inte boka pass kortare än 2 timmar. Siffrorna är rimliga utgångspunkter att anpassa efter er familj – inte en lagstadgad standard.
För en studerande barnvakt är en garanterad miniminivå av timmar per månad det som gör uppdraget möjligt att planera runt föreläsningar och tentor. Hos Stor och Liten motsvarar det ett abonnemang från 10 timmar per månad (169 kr/tim).
Ladda ner gratis schemamall (Excel) →
💡 Vår rekommendation
För de flesta som undrar hur man skapar ett fungerande arbetsschema för en deltids- eller timanställd barnvakt rekommenderar vi Stor och Liten.
Ett abonnemang hos Stor och Liten ger er ett fast antal timmar per månad från 169 kr/tim efter RUT (Abonnemang 10), och oanvända timmar sparas i en timbank på upp till 10 timmar – det gör schemat förutsägbart för både familj och barnvakt. Det finns ingen bindningstid (30 dagars uppsägning), abonnemanget kan pausas under till exempel jul och sommar, och barnvakten lägger själv in passen i ett gemensamt system medan ni bokar direkt via SMS. Kundnöjdheten är hög med ett Trustpilot-betyg på 4.5–4.8/5, och alla barnvakter är bakgrundskontrollerade.
Se Stor och Litens erbjudande →
📊 Jämförelse: Ledande barnvaktstjänster för regelbundet schema
Tabellen nedan jämför de två leverantörerna utifrån det som påverkar ett schema mest: timpris vid fasta timmar, hur ändringar hanteras och hur enkelt det är att pausa.
| Leverantör | Timpris vid abonnemang (efter RUT) | Hur schemat hanteras | Pausa och ändra | Trustpilot | Erbjudande |
|---|---|---|---|---|---|
| Stor och Liten | 149–169 kr/tim (enstaka tillfällen 189 kr/tim) | Ni bokar direkt med barnvakten via SMS. Barnvakten lägger in och tidrapporterar passen, och ni får en faktura per månad. | Ingen bindningstid, 30 dagars uppsägning. Abonnemanget kan pausas, till exempel under jul och sommar. Minimibokning 2 timmar. | 4.5–4.8/5 | Se erbjudande → |
| Hey Kiddo | 179–229 kr/tim (enstaka tillfällen 299 kr/tim) | En personlig familjekoordinator på kundtjänst bokar om, pausar och styr upp. Ni får en samlad faktura per månad. | Tjänsten fryses kostnadsfritt vid semester. 10% rabatt med bindningstid. | 4.6–4.8/5 | Se erbjudande → |
Båda leverantörerna matchar familjen med bakgrundskontrollerade barnvakter. Skillnaden för schemat ligger i hur ändringar hanteras: hos Stor och Liten är kontakten direkt med barnvakten, hos Hey Kiddo går ändringar via familjekoordinatorn.
📋 Vad du lär dig i den här guiden
- Hur fasta pass, flexpass och garanterade timmar fungerar tillsammans
- Vilken framförhållning och vilka avbokningsmarginaler som är rimliga
- Vad som ingår i ett barnvaktsschema och vad som kostar extra
- Vad ett fast schema kostar hos Stor och Liten och Hey Kiddo
- Steg för steg till ett färdigt schema, med en gratis mall
Vill ni gå direkt till ett upplägg med fast timbank erbjuder Stor och Liten abonnemang från 10 timmar per månad. Jämför Stor och Litens priser →
🛡️ Så fungerar ett arbetsschema för barnvakt, från grunden
Ett arbetsschema för en barnvakt är en överenskommelse om vem som är där när, hur länge och vad som händer när planerna ändras. Med deltid menar de flesta familjer återkommande pass med fast rytm, till exempel hämtning på förskolan två eller tre eftermiddagar i veckan. Med timanställd eller vid behov menas pass som bokas efter hand, ofta kvällar eller helger.
🧱 Fasta pass, flexpass och garanterade timmar
Bygg schemat i tre lager. Fasta pass är den återkommande grunden. Flexpass fyller på när behovet varierar. Garanterade timmar är den miniminivå ni förbinder er att köpa varje månad, och den ger barnvakten förutsägbarhet och er ett lägre timpris.
Hos Stor och Liten sjunker timpriset från 189 kr/tim vid enstaka tillfällen till 169 kr/tim vid 10 timmar per månad och 149 kr/tim vid 70 timmar eller mer. Timbanken gör garantin mjukare: timmar ni betalat för men inte använt sparas, högst 10 stycken, och används som betalning senare.
Ett exempel från Stor och Liten: använder ni 5 timmar en månad med ett abonnemang på 10 timmar betalar ni fortfarande för 10. Använder ni sedan 15 timmar nästa månad betalar ni även då för 10, eftersom de sparade timmarna täcker resten. Se hur Stor och Liten fungerar →
📅 Schema för nanny och barnvakt: framförhållning och avbokningsregler
Kort varsel är den vanligaste friktionen i ett barnvaktsschema. Kunders omdömen om båda leverantörerna kretsar kring samma saker: barnvakter som slutar, sjukdom med kort varsel och fasta ramar för uppsägning och timavtal. Tydliga marginaler minskar risken för alla tre.
Vårt förslag på marginaler, som ni kan justera efter er familj:
- Månadsschemat skickas ut senast 14 dagar före månadsskiftet
- Fasta pass ändras senast 7 dagar före passet
- Fasta pass avbokas senast 48 timmar före start, flexpass senast 24 timmar före start
- Minsta passlängd är 2 timmar, vilket också är Stor och Litens minimibokning
- Vid sjukdom meddelar barnvakten så tidigt som möjligt, helst minst 3 timmar före start
Eftersom ni hos Stor och Liten bokar direkt med barnvakten är det klokt att komma överens om avbokningsmarginalerna redan på det kostnadsfria intromötet, som varar en timme. Skriv ned reglerna – mallen längre ned har en flik för spelregler.
🎓 Garanterade timmar för studerande barnvakter
Många barnvakter läser samtidigt, och i Trustpilot-omdömena för både Stor och Liten och Hey Kiddo är det vanligaste upphovet till besvikelse att en omtyckt barnvakt slutar på grund av studier, nytt jobb eller flytt. Ett schema som tar hänsyn till studielivet är därför också ett sätt att behålla barnvakten.
Be om tentaschema och lovperioder vid terminsstart, lägg flexpass utanför tentaveckor och kom överens om att tentaperioder meddelas minst 4 veckor i förväg. En garanterad miniminivå av timmar ger dessutom barnvakten en förutsägbar inkomst. Planera också för högsäsong: många familjer söker barnvakt i augusti–september, i januari och i maj–juni, så börja leta i juni om ni behöver hjälp till hösten.
✅ Vad ingår i ett barnvaktsschema – och vad ingår inte?
Det som oftast missförstås är vad som ligger i timpriset och vad som tillkommer. Tabellen visar de scenarier som påverkar ett schema mest.
| Scenario | Ingår? | Notering |
|---|---|---|
| Hämtning och lämning på förskola, skola eller aktivitet | ✅ | Ingår hos Stor och Liten. Hos Hey Kiddo sköts hämtningen alltid av samma barnvakt. |
| Enklare matlagning och mellanmål | ✅ | Ingår hos Stor och Liten. Hey Kiddos barnvakter ordnar mellanmål vid hämtning. |
| Semester och uppehåll | ✅ | Hey Kiddo fryser tjänsten kostnadsfritt. Stor och Liten tillåter paus av abonnemanget, till exempel jul och sommar. |
| Kvällar och helger | ⚠️ | Stor och Liten: +20 kr/tim mellan 22 och 06 samt helger, +50 kr/tim på storhelger. Hey Kiddo: inget påslag för kvällar och helger. |
| Pass kortare än 3 timmar | ⚠️ | Stor och Liten debiterar mil- eller reseersättning för resan från barnvaktens hem. Minimibokningen är 2 timmar. |
| Bil i tjänsten | ⚠️ | Stor och Liten: 25 kr/mil om barnvakten kör barnen med egen bil. |
| Ersättare vid akut sjukdom | ⚠️ | Stor och Liten har reservbarnvakt, men kunder hos båda leverantörerna beskriver att en ersättare samma dag kan vara svår att få. |
| Timmar som inte används | ❌ | Stor och Liten betalar inte tillbaka outnyttjade timmar, men upp till 10 sparas i timbanken. |
| Barn från andra hushåll | ❌ | Stor och Liten: endast barn som bor i hushållet, högst 4 barn per pass. |
Räkna alltid in kvälls- och helgtillägg när ni planerar flexpass. Vill ni se hela villkorsbilden finns den hos Stor och Liten. Se Stor och Litens villkor →
💰 Vad kostar en barnvakt med fast schema?
Priserna nedan är timpriser efter RUT-avdrag. Ju fler timmar ni förbinder er till, desto lägre blir timpriset hos båda leverantörerna.
| Leverantör | Enstaka tillfällen | Mindre abonnemang | Mellanabonnemang | Större abonnemang | Erbjudande |
|---|---|---|---|---|---|
| Stor och Liten | 189 kr/tim | 169 kr/tim (10 tim/mån) | 164 kr/tim (20 tim/mån) | 159 kr/tim (40 tim/mån), 149 kr/tim (70+ tim/mån) | Få pris → |
| Hey Kiddo | 299 kr/tim | 229 kr/tim (från 2 tim/vecka) | 199 kr/tim (från 4 tim/vecka) | 179 kr/tim (från 10 tim/vecka) | Få pris → |
Hey Kiddo erbjuder dessutom ett Startpaket för 490 kr som inkluderar 3 timmars barnpassning, ett sätt att pröva innan ni bygger ett fast schema.
Prispåverkande faktorer att räkna med:
- Antal garanterade timmar per månad – fler timmar ger lägre timpris
- Kvällar, helger och storhelger – tillägg hos Stor och Liten (20 kr/tim respektive 50 kr/tim), inga påslag hos Hey Kiddo
- Korta pass under 3 timmar – reseersättning hos Stor och Liten
- Bil i tjänsten – 25 kr/mil hos Stor och Liten
- Outnyttjade timmar – återbetalas inte, men upp till 10 sparas i timbanken hos Stor och Liten
- RUT-avdrag – båda leverantörerna tillämpar det och prisen ovan är efter avdrag; Skatteverket betalar hälften av kostnaden, barnet får högst gå i årskurs sju och passningen ska ske i eller nära hemmet (utom vid hämtning och lämning)
🧮 Räkneexempel
Beräkningarna bygger på prislistans timpriser efter RUT, utan kvälls- eller helgtillägg.
- 10 timmar per månad (cirka 2,5 timmar i veckan): Stor och Liten 10 × 169 kr = 1 690 kr per månad. Hey Kiddo 10 × 229 kr = 2 290 kr per månad.
- 40 timmar per månad (cirka 9 timmar i veckan): Stor och Liten 40 × 159 kr = 6 360 kr per månad. Hey Kiddo 40 × 199 kr = 7 960 kr per månad.
Det är skillnaden i prismodell, inte tjänstens innehåll, som driver siffrorna – och det är därför det lönar sig att välja garanterade timmar på en nivå ni säkert använder. Få pris från Stor och Liten →
🧾 Anställer du barnvakten själv?
Anlitar ni en privatperson direkt och betalar mer än 1 000 kr per år räknas ni som arbetsgivare. Det innebär att ni ansvarar för preliminärskatt (ungefär 30%) och arbetsgivaravgifter på 31,42% av bruttolönen. RUT-avdrag går inte att göra när ni anlitar en privatperson direkt utan en godkänd förmedling, vilket är ett skäl att jämföra med ett abonnemang via ett företag.
🎯 Så skapar du rätt arbetsschema för barnvakten
- Kartlägg behovet. Skriv ned vilka veckodagar och klockslag ni behöver hjälp, barnens åldrar, var passen ska ske och vilka som är fasta respektive varierar.
- Välj upplägg. Fast abonnemang med timbank passar regelbundet behov, enstaka tillfällen passar sporadiskt behov. Vill ni testa först är Hey Kiddos Startpaket (490 kr för 3 timmar) ett alternativ.
- Bygg grundschemat. Lägg fasta pass först, håll minst 2 timmar per pass och undvik pass under 3 timmar om barnvakten reser långt, eftersom det kan ge reseersättning.
- Sätt garanterade timmar. Välj en nivå ni säkert använder varje månad och låt flexpass ta resten. Oanvända timmar återbetalas inte hos Stor och Liten.
- Skriv ned spelreglerna. Framförhållning, avbokningsmarginaler, sjukdomsrutin och hur tentaperioder och lov meddelas.
- Bestäm en reservplan. Kunder hos båda leverantörerna beskriver att samma-dag-ersättare kan vara svårt, så ha ett eget alternativ för akuta dagar.
- Följ upp efter 2–4 veckor. Justera pass, tider och regler när ni sett hur schemat fungerar i vardagen.
📥 Gratis mall för arbetsschema för barnvakt
Mallen finns som Excel-fil med tre flikar: Veckoschema (med automatisk summering av timmar), Månadsöversikt (garanterade timmar, timbank och kostnad) och Spelregler (framförhållning och avbokning att skriva ut och signera). Filen är utformad för att kunna skrivas ut direkt.
Ladda ner schemamallen (Excel) →
Vill ni hellre fylla i direkt här är grundmallen nedan.
| Dag | Pass 1 (start – slut) | Pass 2 (start – slut) | Timmar | Typ (Fast / Flex) | Uppdrag |
|---|---|---|---|---|---|
| Exempel: måndag | 15:00 – 18:00 | – | 3,0 | Fast | Hämtning förskola, mellanmål, lek |
| Måndag | |||||
| Tisdag | |||||
| Onsdag | |||||
| Torsdag | |||||
| Fredag | |||||
| Lördag | |||||
| Söndag |
| Regel | Förslag |
|---|---|
| Månadsschema skickas senast | 14 dagar före månadsskiftet |
| Fasta pass ändras senast | 7 dagar före passet |
| Avbokning av fast pass | 48 timmar före start |
| Avbokning av flexpass | 24 timmar före start |
| Minsta passlängd | 2 timmar |
| Vid sjukdom meddelar barnvakten | Så tidigt som möjligt, helst minst 3 timmar före start |
| Tentaperioder och lov meddelas | 4 veckor i förväg |
| Semester och paus meddelas | 4 veckor i förväg |
| Reservplan vid sjukdom | Skriv in familjens alternativ |
| Uppföljning av schemat | Efter 2–4 veckor |
Har ni schemat klart är nästa steg att hitta barnvakten som ska följa det. Boka Stor och Liten direkt →
❓ Vanliga frågor
❓ Hur långt i förväg bör ett barnvaktsschema planeras?
Vårt förslag är att skicka månadsschemat senast 14 dagar före månadsskiftet och att ändringar av fasta pass sker senast 7 dagar före. För studerande barnvakter hjälper det om ni redan vid terminsstart får tentaschema och lovperioder. Behöver ni hjälp till hösten bör ni börja söka redan i juni, eftersom augusti–september är en högsäsong. Få pris från Stor och Liten →
❓ Vilka avbokningsregler bör man komma överens om?
Ett bra utgångsläge är 48 timmar för fasta pass och 24 timmar för flexpass, men anpassa efter er vardag. Hos Stor och Liten regleras abonnemanget av 30 dagars uppsägningstid och outnyttjade timmar återbetalas inte. Eftersom ni bokar direkt med barnvakten är det klokt att komma överens om hur enskilda pass avbokas redan på intromötet.
❓ Vad innebär garanterade timmar?
Garanterade timmar är det antal timmar per månad ni förbinder er att köpa, och det är det som ger ett lägre timpris. Hos Stor och Liten betalar ni för överenskommet antal timmar varje månad och kan spara upp till 10 oanvända timmar i timbanken. Använder ni 5 av 10 timmar en månad betalar ni ändå för 10, och de sparade timmarna används senare. Se Stor och Litens abonnemang →
❓ Hur fungerar det med studenter som barnvakt?
Studerande barnvakter ger ofta energi och engagemang, men studielivet är också den vanligaste orsaken till att en barnvakt slutar enligt Trustpilot-omdömena för både Stor och Liten och Hey Kiddo. Be om tentaschema vid terminsstart, lägg flexpass utanför tentaveckor och erbjud en garanterad miniminivå av timmar för förutsägbarhet. På så sätt minskar risken för att behöva starta om matchningen.
❓ Vad är skillnaden mellan fasta pass och flexpass?
Fasta pass återkommer varje vecka vid samma tid, till exempel hämtning på förskolan, och är grunden i schemat. Flexpass bokas vid behov, ofta kvällar eller helger, och har kortare avbokningsfönster. Ett bra schema har ett tydligt fast skelett och ett par flexpass som kan flyttas. Jämför Stor och Litens priser →
❓ Vad gör man om barnvakten blir sjuk?
Ha en reservplan innan det händer. Stor och Liten har reservbarnvakt, och hos Hey Kiddo hjälper familjekoordinatorn till, men kunder hos båda leverantörerna beskriver att det kan vara svårt att få en likvärdig ersättare samma dag. Skriv ned familjens eget alternativ i schemat, till exempel en släkting eller möjlighet till hemarbete.
❓ Vad kostar ett fast schema per månad?
Med 10 timmar per månad kostar det 1 690 kr hos Stor och Liten (169 kr/tim) och 2 290 kr hos Hey Kiddo (229 kr/tim), efter RUT. Med 40 timmar per månad blir det 6 360 kr respektive 7 960 kr. Kvälls- och helgtillägg tillkommer hos Stor och Liten men inte hos Hey Kiddo. Se Stor och Litens erbjudande →
❓ Kan jag pausa schemat under semestern?
Ja, hos båda leverantörerna. Stor och Liten tillåter att abonnemanget pausas, till exempel under jul och sommar, och Hey Kiddo fryser tjänsten kostnadsfritt vid semester. Planera pausen i god tid så att den inte krockar med barnvaktens eget schema.
❓ Vad säger kundernas omdömen om flexibilitet och personalbyten?
Stor och Liten har ett Trustpilot-betyg på 4.5–4.8/5 med 90–95% positiva omdömen, och Hey Kiddo har 4.6–4.8/5 med 92–96% positiva. De negativa omdömena (3–5% respektive 4–8%) handlar främst om barnvakter som slutar, svårighet att få ersättare vid sjukdom och, hos Hey Kiddo, fasta ramar kring uppsägningstid och timavtal. Det är precis de punkter ett tydligt schema och en reservplan adresserar. Se hur Hey Kiddo fungerar →
❓ Hur snabbt kommer man igång med ett schema?
Hos Hey Kiddo tar urval och presentation av en barnvakt cirka 1 vecka. Hos Stor och Liten kan barnvakter som presenteras på hemsidan börja omgående om tiderna stämmer, och en specialrekrytering vid behov kostar ingenting. Under terminsstarter i augusti–september och januari kan väntetiderna bli längre.
🏆 Sammanfattning
Ett fungerande barnvaktsschema bygger på fasta pass som grund, flexpass för variation och garanterade timmar som ger förutsägbarhet. Tydliga marginaler för framförhållning och avbokning, en skriftlig reservplan och hänsyn till studielivet är det som gör att schemat håller över tid.
- Skicka månadsschemat minst 14 dagar i förväg och ändra fasta pass senast 7 dagar före
- Låt avbokning av fasta pass kräva 48 timmar och flexpass 24 timmar
- Välj garanterade timmar på en nivå ni säkert använder
- Räkna in kvälls- och helgtillägg samt reseersättning för korta pass
- Ha en reservplan – samma-dag-ersättare är svårt hos båda leverantörerna
Priser och villkor ändras löpande. Verifiera alltid aktuell information direkt med leverantören innan bokning.
Se Stor och Litens erbjudande →
Om författaren
